Data System Pharmacist Officer

The International Rescue Committee (IRC) responds to the world's worst humanitarian crises, helping to restore health, safety, education, economic wellbeing, and power to people devastated by conflict and disaster. Founded in 1933 at the call of Albert Einstein, the IRC is one of the world's largest international humanitarian non-governmental organizations (INGO), at work in more than 40 countries and 29 U.S. cities helping people to survive, reclaim control of their future and strengthen their communities. A force for humanity, IRC employees deliver lasting impact by restoring safety, dignity and hope to millions. If you're a solutions-driven, passionate change-maker, come join us in positively impacting the lives of millions of people world-wide for a better future.

L’International Rescue Committee (IRC) est une organisation non-gouvernementale dont la mission est d’aider les personnes dont les vies et les moyens de subsistance sont ébranlés par les conflits et les catastrophes, y compris la crise climatique, à survivre, se relever, et prendre en main leur avenir. IRC a commencé ses opérations au Tchad en 2004 pour répondre à la crise humanitaire causée par l’afflux de réfugiés du Darfour à l’est du Tchad. L'assistance aux réfugiés soudanais s’est étendue à la gestion de onze camps dans l'Est et d'un camp dans l'Ouest avec l'assistance aux réfugiés et aux communautés locales en matière de santé, nutrition et eau, hygiène et assainissement. En 2012, IRC a étendu sa couverture géographique dans la province du Guéra où l’organisation travaille actuellement dans cinq districts sanitaires et fournit des services de prévention et de traitement de la malnutrition à la population locale ainsi que des activités de planification familiale, de réponse et de prévention aux violences basées sur le genre (VBG). En mai 2016, IRC a établi sa présence dans la province du Lac pour répondre à la crise liée à Boko Haram. Elle y met en œuvre des projets d'assistance en matière de santé, nutrition, relèvement économique ainsi que protection et réponse aux VBG.

Aperçu du poste : Sous la supervision de l’Assistant Manager Pharmacist, le Data system est principalement responsable de la mise en œuvre des activités de gestion des stocks pharmaceutiques (médicaments, consommables et matériels médicaux) des biens et des entrepôts. Il a la charge d’organiser et superviser tous les personnels sous sa responsabilité notamment les Assistants pharmaciens des centres de santé des camps de refugies.

Principales responsabilités :

Gestion des données et comptabilisation des projets

• En collaboration avec le programme, organiser et développer un plan de stratégie d’approvisionnement dans la quantification des besoins en produits de santé et l'élaboration des plans de distribution des produits dans l’entrepôt. ;

• Saisir et mettre à jour quotidiennement les transactions pour toutes les activités sortantes et entrantes dans le système intégra (réception des produits jusqu’à la distribution) ;

• Effectuer le processus de réception et d’inspection des produits dans le système intégra ;

• Effectuer les transferts des stocks entre entrepôts, emplacements ou projets ;

• Recevoir les articles de donation (CIK) dans l’inventaire ;

• Réaliser le journal de décompte et enregistrer les résultats des inventaires (spot check, cyclique et annuel) ;

• Poster toutes les listes de distributions pour impacter les budgets des projets et faire un archivage systématique physique et sur Box de tous les documents de réception et distribution des produits de stock (stock item) ;

• S’assurer d’utiliser les bonnes dimensions financières dans les journaux de comptabilisation des écarts

• Appuyer la finance dans certaines taches de clôture de la comptabilité mensuelle liées à la gestion des stocks ;

• Aider les assistants pharmaciens des camps de mettre à jour quotidiennement les transactions pour toutes les activités sortantes et entrantes dans la fiche de stock ;

• Promouvoir les bonnes pratiques en matière de santé et de sécurité dans l’entrepôt ;

• Produire mensuellement un rapport consolide de flux des médicaments, des matériels médicaux et consommables ;

• Compiler et transmettre à temps le rapport mensuel de stock ;

• Produire sans délai, un rapport de perte de vol, d’avarie etc… à son superviseur.

Gestion opérationnelle de l’entrepôt

• Organiser la réception, le stockage et l’expédition des médicaments et autres produits de santé ;

• Inspecter les biens lors de la réception en s’assurant qu’ils sont livrés en quantité et qualité et répondent aux spécifications (date de péremptions, chaine de froid etc..) mentionnées sur le bon de commande/contrat et les documents de livraison ;

• Veuillez au respect de la rotation des produits selon les règles FIFO ou FEFO suivant la catégorie de ces produits ;

• Superviser le chargement des marchandises dans les véhicules et les camions, les cargos aériens tout en respectant les conditions requises de transport et s’assurer que la documentation liée au transport (way bill, packing list) est proprement remplie (liste et conditionnement des articles, code de projet, etc.) ;

• Participer pleinement à l’inventaire cyclique de 20 % des stocks trimestriellement ainsi qu’à l’inventaire d’année fiscale ;

• Appuyer le programme dans la quantification des besoins en produits de santé et l'élaboration des plans de distribution des produits de l’entrepôt ;

• Assurer la sécurité de l’entrepôt, des biens et des personnes et faire respecter les normes d’hygiènes et de sécurité.

Gestion d’équipe

• Assurer la supervision efficace de l’équipe placée sous sa supervision ;

• Fixer les objectifs et réaliser les évaluations de membre de son équipe ;

• Accompagner, Orienter, encadrer et assurer la formation sur la bonne tenue des outils de gestion de stock ;

• Respecter et faire respecter la procédure et règles liées à la gestion de stock conformément au SOP ;

• Mettre en œuvre des méthodes ou des outils pour améliorer le processus de travail ;

• Relier les résultats obtenus et les taches réalisées pour montrer l’impact de l’action menée par son équipe.

Principales relations de travail :

Superviseur hiérarchique : Supply Chain Assistant Manager
Position sous supervision directe : Assistant Pharmacist

Supervision indirecte : Responsable de Programme Sante

Autres contacts internes et / ou externes : N/A

Internes : Staffs IRC, relations régulières avec le personnel du programme, les opérations et le personnel de la chaîne d'approvisionnement du pays à tous les niveaux

Externes :   partenaires, fournisseurs

Qualifications :

Education :

• Bac +3, licence professionnelle en pharmacie ou science de la santé.

Expériences :

• Un à trois ans d'expérience de travail dans les opérations de la chaîne d'approvisionnement (entrepôt/actif) ou dans la gestion des bases de données.

Compétences :

• Bonne connaissance sur les médicaments et autres produits de santé.

• Connaissance générale des procédures et des outils de la chaîne d'approvisionnement.

• Maîtrise des logiciels de gestion (tableaux de bord, suivi de stock et de budget, etc.) et des outils bureautiques.

Connaissance des langues :

• Français, Arabe, l’anglais serait un plus

Salaire brut annuel:

• 6.968.352 FCFA

Normes de conduite professionnelle : Les travailleurs d'IRC doivent adhérer aux valeurs et aux principes énoncés dans IRC Way - Standards for Professional Conduct qui sont l'intégrité, le service, la responsabilité et l’égalité. Conformément à ces valeurs, IRC applique la politique de sauvegarde (protection des adultes et des enfants contre toute forme d'exploitation, d'abus et de harcèlement de la part du staff de l'IRC et ses associés), la politique de l'intégrité fiscale ainsi que la politique anti-représailles.

Égalité des sexes : L'IRC s'est engagé à réduire l'écart entre les sexes dans les postes de direction. Nous offrons des avantages qui permettent aux femmes de participer à la vie active, notamment un congé parental, des protocoles de sécurité tenant compte des spécificités des hommes et des femmes et d'autres avantages et allocations de soutien.

L'IRC est un employeur soucieux de l'égalité des chances. L'IRC examine tous les candidats sur la base du mérite, sans considération de race, de sexe, de couleur, d'origine nationale, de religion, d'orientation sexuelle, d'âge, d'état civil, de statut d'ancien combattant ou de handicap.

PROFESSIONAL STANDARDS

All International Rescue Committee workers must adhere to the core values and principles outlined in IRC Way - Standards for Professional Conduct. Our Standards are Integrity, Service, Equality and Accountability. In accordance with these values, the IRC operates and enforces policies on Safeguarding, Conflicts of Interest, Fiscal Integrity, and Reporting Wrongdoing and Protection from Retaliation. IRC is committed to take all necessary preventive measures and create an environment where people feel safe, and to take all necessary actions and corrective measures when harm occurs. IRC builds teams of professionals who promote critical reflection, power sharing, debate, and objectivity to deliver the best possible services to our clients.

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